Freelancer boekhoudkunde is voor veel zelfstandigen een uitdaging. Je bent goed in je vak, maar cijfers en administratie voelen voor veel freelancers als een last. Toch is een goede boekhouding geen keuze, het is een verplichting. De Belastingdienst verwacht dat je je inkomsten en uitgaven bijhoudt. Doe je dat niet goed, dan loop je het risico op boetes of naheffingen. Gelukkig is het bijhouden van je financiële administratie makkelijker dan het lijkt, zeker als je weet waar je moet beginnen.

Wat een freelancer moet bijhouden in de administratie

Als zelfstandige ben je verplicht een administratie bij te houden van minimaal zeven jaar. Dit noemen ze de bewaarplicht. Je bewaart alle facturen die je verstuurt, alle bonnetjes van zakelijke uitgaven en je bankafschriften. Stuur je een factuur, dan moet die aan bepaalde eisen voldoen. Denk aan je naam en adres, het btw-nummer, een factuurnummer, de datum en een duidelijke omschrijving van je werk. Klopt een factuur niet, dan mag de opdrachtgever de btw niet aftrekken. Dat leidt vaak tot gedoe achteraf. Zorg dus dat elke factuur meteen goed is opgesteld.

Btw aangeven als freelancer

De meeste freelancers zijn btw-plichtig. Dat betekent dat je btw in rekening brengt aan je klanten en die btw vervolgens afdraagt aan de Belastingdienst. Dit doe je via de btw-aangifte, die je meestal elk kwartaal indient. Hoeveel btw je afdraagt, hangt af van hoeveel je hebt gefactureerd en hoeveel btw je zelf hebt betaald voor zakelijke kosten. Die betaalde btw mag je aftrekken. Het verschil draag je af, of je krijgt het terug. Let op: als je minder dan 20.000 euro per jaar omzet, kun je kiezen voor de kleineondernemersregeling, ook wel de KOR genoemd. Je brengt dan geen btw in rekening en doet geen btw-aangifte meer. Dat scheelt werk, maar je mag dan ook geen btw meer terugvragen op zakelijke kosten.

Inkomstenbelasting en aftrekposten voor zelfstandigen

Naast btw betaal je als zelfstandige ook inkomstenbelasting over je winst. Je winst is je omzet min je zakelijke kosten. Die kosten mogen dus van je inkomsten af. Denk aan een laptop, een abonnement op software, reiskosten of cursussen voor je vakgebied. Zeker voor starters is het goed om te weten dat er extra voordelen zijn. Als je meer dan 1.225 uur per jaar aan je bedrijf besteedt, heb je recht op de zelfstandigenaftrek. Dat is een bedrag dat je van je winst mag aftrekken voordat de belasting wordt berekend. Dit scheelt flink in het belastingbedrag dat je uiteindelijk betaalt. Houd je uren dus goed bij, want de Belastingdienst kan hierom vragen.

Zelf doen of uitbesteden aan een boekhouder

Sommige freelancers kiezen ervoor om hun financiële administratie helemaal zelf te doen. Daar is prima boekhoudssoftware voor beschikbaar, zoals programma’s waarmee je facturen maakt, uitgaven registreert en automatisch je btw-aangifte voorbereidt. Anderen kiezen voor een boekhouder of accountant die dat werk overneemt. Dat kost geld, maar het bespaart tijd en voorkomt fouten. Wat de beste aanpak is, hangt af van hoe complex je situatie is en hoeveel tijd je wilt besteden aan administratie. Heb je meerdere opdrachtgevers, zakelijke investeringen of ben je onzeker over belastingregels, dan is een professional inschakelen een verstandige stap. Begin je net, dan is een gratis proefperiode van boekhoudsoftware een goede manier om te ontdekken wat bij jou past.

Veelgestelde vragen

Moet ik als freelancer altijd btw in rekening brengen?
Niet altijd. Als je als freelancer minder dan 20.000 euro per jaar omzet, kun je kiezen voor de kleineondernemersregeling. Je brengt dan geen btw in rekening bij klanten en hoeft geen btw-aangifte in te dienen. Je mag dan ook geen btw terugvragen op kosten die je zelf maakt.

Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?
Als zelfstandige ben je verplicht om je administratie minimaal zeven jaar te bewaren. Dit geldt voor facturen, bonnetjes, contracten en bankafschriften. De Belastingdienst kan deze stukken opvragen bij een controle.

Wat is de zelfstandigenaftrek?
De zelfstandigenaftrek is een belastingvoordeel voor freelancers en andere zelfstandigen. Je mag een vast bedrag aftrekken van je winst voordat de belasting wordt berekend. Voorwaarde is dat je minimaal 1.225 uur per jaar aan je bedrijf besteedt. Houd je gewerkte uren bij, zodat je dit kunt aantonen als de Belastingdienst hierom vraagt.

Mag ik alle kosten aftrekken als zakelijke kosten?
Alleen kosten die echt voor je werk zijn gemaakt, mag je aftrekken als zakelijke kosten. Een laptop die je alleen zakelijk gebruikt, mag je volledig aftrekken. Gebruik je iets ook privé, dan mag je alleen het zakelijke deel aftrekken. Bewaar altijd je bonnetjes als bewijs.