Een goede zzp administratie is de basis van een gezond bedrijf. Toch vinden veel zelfstandigen het lastig om hun boekhouding op orde te houden. Ze bewaren bonnetjes te laat, vergeten facturen op te volgen of wachten tot het einde van het jaar om alles bij te werken. Dat is begrijpelijk, want je bent in de eerste plaats bezig met je werk. Toch loont het om je financiële administratie serieus te nemen, want de Belastingdienst kan altijd om inzage vragen en je wilt geen boetes riskeren.

Wat hoort er allemaal bij je boekhouding

Als zelfstandige ben je verplicht om een volledige administratie bij te houden. Dat betekent meer dan alleen je facturen bewaren. Je legt ook inkoopfacturen vast, houdt je bankafschriften bij en noteert zakelijke kosten zoals gereedschap, software of reiskosten. Daarnaast bewaar je offertes, contracten en eventuele urenregistratie. Die laatste is vooral belangrijk als je in aanmerking wilt komen voor de zelfstandigenaftrek. Daarvoor moet je aantonen dat je minimaal 1.225 uur per jaar aan je onderneming hebt besteed. Al deze documenten bewaar je minimaal zeven jaar, want dat schrijft de wet voor.

Aparte rekening en vaste momenten maken het makkelijker

Één van de meest praktische dingen die je kunt doen, is een aparte zakelijke bankrekening openen. Zo houd je privé en zakelijk netjes gescheiden. Je ziet in één oogopslag wat er binnen en buiten komt en je hebt geen gedoe bij het sorteren van afschriften. Zelfstandigen die privé en zakelijk door elkaar halen, besteden elke maand veel meer tijd aan hun boekhouding dan nodig is. Naast een aparte rekening helpt het ook om vaste momenten in te plannen voor je administratie. Denk aan een uur per week op een rustig moment. Zo stapelen de bonnetjes en facturen zich niet op en werk je altijd met actuele cijfers.

Boekhoudprogramma of accountant: wat past bij jou

Veel zelfstandigen gebruiken tegenwoordig boekhoudprogramma’s om hun financiële administratie bij te houden. Deze software helpt je facturen te maken, uitgaven te registreren en btw-aangiftes voor te bereiden. Bekende programma’s zijn Moneybird, Snelstart en AFAS Profit. Ze zijn vaak niet duur en besparen je veel tijd. Toch kiest een deel van de zelfstandigen voor een boekhouder of accountant. Dat is een goed idee als je weinig affiniteit hebt met cijfers, meerdere inkomstenbronnen hebt of te maken krijgt met meer complexe belastingzaken. De kosten van een boekhouder zijn trouwens aftrekbaar als zakelijke kosten, dus dat tikt minder hard aan dan je misschien denkt.

Btw-aangifte en inkomstenbelasting goed regelen

Als zelfstandige doe je in de meeste gevallen elk kwartaal btw-aangifte. Je geeft dan aan hoeveel btw je hebt ontvangen van klanten en hoeveel btw je zelf hebt betaald op zakelijke aankopen. Het verschil draag je af aan de Belastingdienst of je krijgt het terug. Daarnaast doe je eens per jaar aangifte inkomstenbelasting. Daarin geef je je winst op en maak je gebruik van aftrekposten zoals de zelfstandigenaftrek en de mkb-winstvrijstelling. Het loont om tijdens het jaar al geld apart te zetten voor belastingen, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Een vuistregel die veel zelfstandigen gebruiken is om ongeveer 30 procent van je omzet apart te houden voor belasting en andere verplichtingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren als zzp’er?
Je bent als zelfstandige verplicht om je financiële gegevens minimaal zeven jaar te bewaren. Voor gegevens over onroerende zaken geldt een bewaartermijn van tien jaar. Dit geldt voor facturen, bankafschriften, contracten en andere zakelijke documenten.

Moet ik als zzp’er altijd btw rekenen?
De meeste zelfstandigen zijn btw-plichtig en rekenen 21 procent of 9 procent btw op hun facturen. Er zijn uitzonderingen, zoals zorgverleners, journalisten en sommige vrijwilligers. Als je omzet onder de 20.000 euro per jaar blijft, kun je kiezen voor de kleineondernemersregeling (KOR) en dan hoef je geen btw te rekenen of aan te geven.

Wat is de zelfstandigenaftrek en hoe kom ik er voor in aanmerking?
De zelfstandigenaftrek is een belastingvoordeel voor zelfstandigen. Je mag een vast bedrag aftrekken van je winst, waardoor je minder belasting betaalt. Om er gebruik van te maken moet je voldoen aan het urencriterium: minimaal 1.225 uur per jaar aan je onderneming besteden. Het bijhouden van een urenregistratie is daarom aan te raden.

Wat moet er op een factuur staan als zzp’er?
Een geldige factuur bevat je naam en adres, je KVK-nummer en btw-nummer, de gegevens van de klant, een factuurnummer, de datum, een omschrijving van de werkzaamheden, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het totaalbedrag inclusief btw. Ontbreekt er iets, dan kan de Belastingdienst de factuur als ongeldig beschouwen.